Hopp til hovedinnhold
Idébanken
Guide

Hvordan håndtere konflikt tidlig?

Fremgangsmåte for å snakke sammen og finne veien videre ved konflikt.

Noen ganger utvikler uenighet seg til konflikt. Det kan føre til dårlig samarbeid, mistrivsel og sykefravær. 

Da er det viktig å ta tak i konflikten tidlig, og hindre at den vokser.

Innhold

Vurder konfliktens nivå

En konflikt er en situasjon der to eller flere parter opplever at mål, interesser, verdier eller behov står i motsetning til hverandre.

Konflikter starter sjelden med store hendelser. De utvikler seg over tid gjennom

  • uklare forventninger
  • manglende kommunikasjon
  • opplevelse av urettferdighet 

Ikke alle konflikter krever samme type tiltak. Å forstå nivået på konflikten hjelper deg å velge hvordan den bør bli håndtert. 

Vurder derfor på hvilket nivå konflikten er

Dette er normale faglige diskusjoner om oppgaver, prioriteringer eller løsninger. Relasjonen er intakt, og partene ønsker å finne en løsning. 

Kjennetegn

  • Fokus på sak, ikke person 
  • Åpen dialog 
  • Gjensidig respekt 

Dette er en sunn og konstruktiv uenighet. Lederens rolle er å legge til rette for gjensidig dialog og lytting. 

Uenigheten begynner å bli følelsesladet. Partene kan tolke hverandre negativt og unngår kontakt. 

Kjennetegn

  • Irritasjon og misforståelser 
  • Tendens til å tillegge motparten dårlige intensjoner 
  • Svekket samarbeid 

Her må leder gripe inn tidlig og fasilitere dialog før konflikten eskalerer. 

Konflikten handler ikke lenger om sak. Den er blitt relasjonell og preget av mistillit. 

Kjennetegn

  • Personangrep eller baksnakking 
  • Alliansebygging 
  • Sterke følelser 
  • Lav vilje til dialog 

På dette nivået vil ekstern støtte ofte være nyttig og nødvendig. 

Partene har mistet tillit til hverandre. Konflikten påvirker andre kolleger og oppgaveløsningen. 

Kjennetegn 

  • Langvarig konflikt 
  • Sykefravær eller arbeidsmiljøproblemer 
  • Påstander om trakassering eller utilbørlig opptreden 

Her må leder få bistand av HR eller BHT, og støtte og veiledning fra egen leder. 

Etter du har vurdert på hvilket nivå konflikten er på, kan du vurdere gjennomføringen. 

Som hovedregel kan leder selv håndtere konflikter på nivå 1 og tidlig nivå 2. 

Det forutsetter at: 

  • du oppleves som nøytral 
  • begge parter er villige til dialog 
  • konflikten ikke har blitt personlig 
  • det ikke foreligger maktmisbruk eller trakassering 
  • saken ikke påvirker helse eller arbeidsmiljø alvorlig 

Lederens viktigste verktøy er strukturert dialog: å skape en trygg ramme der partene kan beskrive sin opplevelse, lytte til hverandre og lete etter løsninger. 

Tidlig inngripen er avgjørende. Jo lenger konflikten får utvikle seg, desto vanskeligere blir den å løse internt. 

Du bør be om bistand når: 

  • konflikten er på nivå 3 eller 4 
  • du selv er part i konflikten 
  • du ikke oppleves som nøytral 
  • partene nekter å snakke sammen 
  • konflikten påvirker helse, sykefravær eller arbeidsmiljø 
  • det foreligger påstander om trakassering, mobbing eller brudd på arbeidsmiljøloven 
  • du har forsøkt dialog uten effekt 

Dersom dere har en HR-avdeling kan den bidra med prosessledelse, regelverk, dokumentasjon og ivaretakelse av arbeidsgivers ansvar. 

Bedriftshelsetjenesten (BHT) kan bidra når konflikten påvirker helse, belastning eller psykososialt arbeidsmiljø, og kan gi faglig støtte i krevende samtaler. 

Forstå fremgangsmåten

Dette er en stegvis fremgangmåte dersom konflikten er på nivå 1 eller 2. 

Fremgangsmåten er som følger

  1. Individuell samtale med hver enkelt og leder
  2. Fellesmøte med alle involverte og leder
  3. Oppfølging i hverdagen etter møtet

Med denne fremgangsmåten får alle parter fortalt sin opplevelse og lyttet til hverandre. Til slutt blir dere enige om veien videre.

Skal fremgangsmåten fungere må alle ønske å delta. Da er det viktig at de involverte forstår rammene 

  • forstår fremgangsmåten og hva de skal være med på 
  • vet hva som er formålet 
  • hva den innebærer 

Dette kan gjøre at blir trygt å være med på. Dersom en ansatt ikke ønsker å delta bør dere få profesjonell bistand. 

Leder bør også forankre gjennomføringen hos tillitsvalgt og verneombud før dere starter.

1Samtale mellom leder og ansatt

Leder inviterer til samtaler med de involverte hver for seg. Målet er at din ansatt

  • blir trygg på fremgangsmåten
  • ønsker å delta i dialogen 
  • får fortalt sin historie

Plan for samtalen

Si noe om hvorfor du ønsker samtalen, og forklar hva dere skal gå igjennom.

Still følgende spørsmål 

  • Hva har skjedd, slik du opplever det? 
  • Hvordan har dette påvirket deg i arbeidshverdagen? 
  • Hva er viktig for deg at den/de andre forstår? 
  • Hva håper du at en felles samtale kan føre til? 

Dersom du oppdager at du selv er en del av konflikten, bør du få bistand.

Gå igjennom rammene for fellesmøtet. Formålet, kjøreplanen, spørsmål og spilleregler

Det kan gjøre din ansatt trygg på hva som skal skje og hvordan. 

Husk

Spør om din ansatt ønsker å delta i dialogen videre.

2Fellesmøte med alle parter

Målet med fellesmøtet er at dere  skal forstå situasjonen og hverandre, og finne ut av veien videre sammen.

De ansatte må vite hva som skal skje i fellesmøtet, og kunne forberede seg. 

Send derfor ut spilleregler, rammer og kjøreplan i god tid før fellesmøtet. 

Det er svært viktig at du 

  • setter av god tid til møtet 
  • sørg for at alle kommer til orde 
  • gi alle omtrent samme taletid 
  • oppsummerer det som blir sagt, og sjekk om du har forstått det riktig
  • Alle skal få anledning til å fortelle og svare 
  • Én snakker om gangen. Det er ikke lov å avbryte 
  • Vi har en respektfull tone 
  • Vi snakker ut ifra oss selv og bruker «jeg»-form 
  • Vi har gjensidig taushetsplikt, med mindre vi blir enige om noe annet

Plan for møtet

Leder ønsker velkommen og går igjennom planen for møtet og spillereglene.

Hver part forteller sin opplevelse, uten avbrytelser. Leder spør hvert enkelt: 

  • Hva skjedde? 
  • Hvordan opplevde du situasjonen? Hva tenkte du da? Hva følte du? 

Alle forteller hvordan situasjonen har påvirket hver enkelt og samarbeidet. Leder spør hver enkelt: 

  • Hvordan har dette påvirket deg? 
  • Hvordan tror du dette kan ha påvirket andre? 

Alle sier noe om hva de kan bidra med. Leder spør hver enkelt: 

  • Ser du noe du kunne gjort annerledes? 
  • Er det noe du ønsker å ta ansvar for nå? 

Nå skal dere snakke om fremtiden. Målet er å bli enige om hvordan dere skal forholde dere til hverandre fremover. Leder spør 

  • Hva trenger dere for å kunne samarbeide godt fremover? 
  • Hva skal være annerledes i praksis? 
  • Hva kan dere forvente av hverandre? 
  • Hva trenger dere av meg som leder? 

Leder noterer det som kommer opp. I løpet av møtet skal dere bli enige om en avtale om hva dere skal gjøre eller ikke gjøre fremover. 

  • Vær konkret. Det skal være lett å vite hva dere skal gjøre. 
  • Vær realistisk. Det skal være overkommelig å gjennomføre det. 
  • Sett en tidsperiode. Dere skal vite hvor lenge dette gjelder.

Husk å avtale oppfølgingssamtale 

3Oppfølging i hverdagen

Det er svært viktig at dere følger opp avtalen i etterkant av møtet og jevnlig i tiden fremover. 

De involverte må følge opp avtalen. 

Leder bør 

  • avtale oppfølgingssamtale med hver enkelt
  • følge med på samspill i hverdagen 
  • justere tiltak ved behov 

Fremgangsmåten er inspirert av Konfliktrådets gjenopprettende prosess. Den har som formål å gjenopprette dialog, forståelse og samarbeid mellom involverte parter før en konflikt eskalerer. 

  • Einarsen, S. & Pedersen, H. (2017). Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet. 
  • Hartviksen, M. og Kversøy, K. S. (2018). Samarbeid og konflikt - to sider av samme sak: SØT-modellen. 
    • Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization. 
  • Glasl, F. (1999). Confronting Conflict. 
  • Arbeidstilsynet (2023). Psykososialt arbeidsmiljø

Si din mening om innholdet

Undersøkelsen er anonym og blir brukt for å forbedre innholdet på denne siden. Det er kun 4 korte spørsmål. 

Oppdatert: